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説明資料と配付資料

こんにちは!協会事務局です。

会議や営業のとき、先に資料を手渡し、それを見ながら説明。
というのはよくある場面ですよね。
でも、その方法って、実は問題だらけなんです。

今回はプレゼンテーションの配布資料についてお教えします。

photoAC 打ち合わせをする人々の手元.jpg

説明資料と配付資料

あなたが顧客とミーティングをおこなうことになったとする。
たぶん、そのミーティングは次のように始まる。

挨拶が終わり、ちょっとした雑談を執り行い、本題に入る。
そこで、配布資料を全員に配る。
配付資料をめくりながら説明する。

実はこのやり方には、大いに問題がある。

問題点(1)
あなたが、「2ページ目を見ていただくと・・・」と、聴き手に言うとする。
ところが、聴き手は、もう既に5ページあたりを見ている。
つまり、聴き手はあなたの指示通りには動いてくれない。

問題点(2)
あなたが配付資料を配ると、ミーティング参加者全員がその資料を見る。
そうなると、全員が下を向いた状態で、あなたは、参加者の頭に向かって話すことになる。
まったく、アイ・コンタクトができない状態で、
プレゼンテーションをしなければならない。

問題点(3)
プレゼンテーションに資料があると、聴き手は「後で見ればいい・・・」と思う。
そう思って、あなたの話は上の空になる。
書いたものがあれば、真剣に人の話を聴かない。

さて、これらの問題を避けるために、どうすればいいのだろうか。

答えは、配布資料と説明資料、2種類を作成すること。
手元の配付資料で説明すると、必ず問題が発生する。
そこで、配付資料を配らず、説明資料を使いプレゼンテーションをおこなう。
そして、最後に配付資料を配る。

では、どのような説明資料を作ればいいか。
それは次回、お教えしよう。

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いかがでしたか?
次回のプレゼンのコツもお楽しみに!

  • 2019年11月12日 8:50